中国土木工程学会（以下简称“学会”）为加强和规范学术会议的管理，提高学术会议的质量，特制定本办法。
第一章 总 则
第一条 学术会议的管理
学术会议是学会的主要活动之一。学会及各分支机构每年召开的学术会议均应纳入《中国土木工程学会年度学术会议计划表》中。各分支机构每年召开的学术会议（包括重点学术会议和一般学术会议）须向学会申报，经学会批准后，按计划组织实施，并报中国科协备案。
第二条 学术会议分类及主办单位
学术会议分为重点学术会议、一般学术会议。
（一）重点学术会议
1、围绕国家发展战略与中心工作、行业重点以及大家关心的重点议题，由学会每年主办的学术年会。
2、涉及土木工程科学技术和生产建设的方针政策、综合或跨学科的重大课题、热点问题、难点问题的会议，由学会或分支机构提出，学会主办或分支机构主办。
3、涉及土木工程各专业领域科学技术和学科发展的重大课题或综合性会议，由各分支机构提出并主办。
4、在国内召开的国际（含双边）学术会议，由学会或分支机构提出，学会或分支机构主办。
（二）一般学术会议
除上述重点学术会议以外的一般学术会议，由分支机构提出和主办。
第三条 学术会议的名称
（一）学术会议的名称一般由三部分构成：
1、主办单位名称。如中国土木工程学会、中国土木工程学会××分会（委员会）。在会议通知、文件和出版物中必须使用主办单位的全称。
2、表示内容的主题词。如“××混凝土外加剂×××”。
3、表示会议性质的名称。如“学术年会”、“学术会议”等。即：学术会议的名称为“中国土木工程学会××分会××混凝土外加剂学术会议”。
（二）中国土木工程学会定期召开的综合性学术会议定名为“中国土木工程学会××年学术年会”，每年至少举办一次。
（三）分支机构定期召开的综合性学术会议定名为“中国土木工程学会××分会××年（或届、次）学术年会”，每年至少召开一次。
（四）定期或不定期，就某一专题召开的系列性学术会议，可定名为“第×届（次）××学术会议”或“×年××学术会议”。如“第×届（次）空间结构学术会议”、“×年中国城市轨道交通关键技术论坛”，同时必须在会议通知、文件和出版物中使用主办单位的全称。
第四条 学会标识的规范使用
“中国土木工程学会”、“China Civil Engineering Society”、“CCES”及其标识（Logo）已在国家法定机关注册，须经学会同意方能使用。各分支机构主办会议时应署该分支机构的正式名称，即“中国土木工程学会××分会”，并使用中国土木工程学会标识（Logo）。分支机构不得单独使用分支机构的标识（Logo）。
第二章 会议计划的制定
第五条 《中国土木工程学会年度学术会议计划表》包含在《中国土木工程学会年度活动计划表》中，包括学会、各分支机构召开的学术会议。
第六条 在制订年度学术会议计划时，选题应首先考虑土木工程领域重大课题和当前急需研究的题目。
第七条 各分支机构应在每年11月向学会申报下一年度重点学术会议和一般学术会议计划。
第八条 分支机构如提出在国内召开国际会议，需在会议开幕日一年之前向学会申报。
第九条 学术会议应从实际出发，讲求实效，注重质量，提倡联合召开。
第十条 《中国土木工程学会年度学术会议计划表》由中国土木工程学会秘书处汇总编制，经征求各分支机构意见，并报学会理事长批准后上报中国科协，并在学会网站上予以公布。
第十一条 学术会议计划一经批准公布，各主办单位应积极组织实施，落实承办单位，保证计划顺利完成，实施中如遇问题或变化应及时报学会秘书处。
第三章 会议的报批
第十二条 由学会及各分支机构主办的重点学术会议，在申报年度学术会议计划时，还应提交会议方案，包括会议名称、主题与内容、规模、时间地点、参会人员、学术委员会、组织委员会、会议筹备组、会议筹划中的重要日期、论文集出版方式、注册费、经费预算；国际会议的语言使用、国外代表的补助方式等。
第十三条 由分支机构主办的重点学术会议，须在开会前6个月将会议方案报送学会审批。
第十四条 重点学术会议的方案，一经审批确定后，原则上不可更改。如确需更改，应重新上报学会审批，并在开会前2个月确定。
第十五条 重点及一般学术会议的会议通知，均应在开会前1个月报送学会。
第十六条 年度学术活动计划外的学术会议，应在实施前申报，经学会批准后方可实施。
第十七条 未经批准，各分支机构不得擅自召开学术会议。
第四章 会议的筹备
第十八条 组织
（一）学术会议的主办单位，在会议准备阶段应成立筹备组，负责会议的各项准备工作，大型重点会议应成立组织委员会和学术委员会。
（二）学术会议的承办单位负责会议各项具体工作的组织实施。
（三）由学会及分支机构与其他单位联合组织召开的会议，在制定会议组织方案时需与会议具体实施单位明确各方的责任、任务等具体事宜，必要时应签订合作协议。
第十九条 征文
（一）学术会议一般需公开征文。征文通知要明确会议的日期，会议主题，征文专业范围和内容以及论文格式、语言，论文集出版方式，提交论文摘要和全文的期限等，涉及保密的应提交保密审查意见书。
（二）根据会议需要可对重点单位和主要专家特约征文，学术会议应专门组织与会议主题有关的综合性报告，介绍该主题的当前发展水平和国内外动向。
第二十条 论文的审查
会议筹备组或学术委员会应组织专家对论文摘要或全文进行认真审查，审查结果应及时通知作者。
第二十一条 会议论文资料及论文集的准备
（一）重点学术会议一般应编印正式出版发行的论文集。
（二）一般学术会议应编印论文集或交流资料。
第二十二条 开会通知
开会通知应在会前2个月发出，如需收取注册费应在通知中列出项目及金额，学会会员有参加会议和获取资料的优先权。
第五章 会议的召开
第二十三条 会议的主持
学会或分支机构主办的会议，应由学会或分支机构理事长、副理事长或秘书长主持；分支机构主办的重点会议学会均应派人参加。
第二十四条 会议演讲
凡确定为会议演讲的论文，应在会议开始前一个月通知论文作者预先做好充分准备。
第二十五条 优秀论文评选和奖励
（一）重点学术会议或具备条件的一般学术会议，可评选优秀论文，并给予表彰或奖励，优秀论文篇数不宜超过论文总数的百分之十。
（二）优秀论文奖励以精神奖励为主，奖状或证书中应注明授予单位的全称、学术会议的全称和时间。
（三）优秀论文可推荐参加《中国土木工程学会优秀论文奖》的评选。
第二十六条 其他活动
会议期间可结合会议内容组织技术讲座、技术参观等活动。
第六章 会议的总结
第二十七条 会议总结方式及要求
各类学术会议均应认真做好总结，总结内容应包括：会议简况、会议的收获与成果、学科的进展、推荐优秀论文情况以及存在问题、下一步工作建议等。
第二十八条 会议资料的归档及上报
（一）会议资料应由会议主办单位整理存档，并应在会后15天内报送学会秘书处（书面文件及电子文件各一套），包括：
1、会议论文集（两套纸质版）；
2、总结报告、会议纪要或综合简报等；
3、会议通知；
4、会议日程表；
5、代表名册（通讯录）；
6、征文通知；
7、会议重要决议或专家建议；
8、重要的照片、媒体资料等。
（二）各分支机构按时报送会议资料的情况将作为学会对其考核的指标之一。
第七章 在国内举办的国际（含双边）学术会议
第二十九条 在国内举办的国际学术会议均列为学会重点学术会议，其具体管理按照《中国土木工程学会外事管理办法》执行。
第八章 会议财务管理
第三十条 会议收费应本着节俭办会、节约开支、收支平衡、能少则少的原则收取必要的费用，并遵守有关财务规定。
第三十一条 各分支机构可通过合法途径筹集经费。
第九章 附 则
第三十二条 本办法经学会十届一次理事会审议通过，自颁布之日起施行。解释权属中国土木工程学会。